Inkoopondersteuning onderhandse aanbestedingen voor Provincie Zuid-Holland - Den Haag

Omschrijving van de opdracht
De provincie is op zoek naar een externe partner die kan ondersteunen bij het uitvoeren 
van meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen, diensten en werken. 
Deze ondersteuning betreft expliciet ook inhuur opdrachten. De provincie heeft 
momenteel niet de capaciteit om alle meervoudig onderhandse aanbestedingen zelf uit 
te voeren. Het doel van deze uitvraag is om een team van inkopers in te huren die 
zelfstandig kunnen ondersteunen bij het inkoopproces en de interne projectleiders
stapje voor stapje meenemen. Wij verwachten dat de projectleiders zoveel mogelijk 
worden ontzorgd en er kwalitatief wordt bijdragen bij het opstellen en doorlopen van de 
meervoudige aanbestedingen. 
De aanbieder kan een team van maximaal drie medewerkers beschikbaar stellen die 
ondersteunen bij de aanbestedingen. De aanbieder heeft de vrijheid om de 
samenstelling van het team naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet 
aan de behoeften van de opdracht. Hierbij wordt van de leverancier verwacht dat zij in 
hun inschrijving een duidelijke visie presenteren over hoe zij deze opdracht zullen 
invullen. Enkele mogelijke samenstellingen zijn:
• Een team bestaande uit junior en medior inkopers, die bij vraagstukken 
ondersteuning krijgen van een senior inkoper binnen de organisatie van de 
leverancier.
• Een meer ervaren inkoper die direct betrokken is bij de uitvoering van de 
werkzaamheden, ondersteund door een administratief medewerker die zorgdraagt 
voor de documentatie en administratieve ondersteuning. 

Wij hechten veel waarde aan de visie van de aanbieder op hoe zij de samenwerking en ondersteuning zullen inrichten. De wijze waarop de aanbieder dit organiseert, en de motivering hiervan, zal worden meegewogen bij de beoordeling van de inschrijvingen 
onder het subcriterium 'Visie op de opdracht en aanpak'.
De in te zetten medewerkers dienen over aantoonbare kennis en ervaring te beschikken 
op het gebied van overheidsaanbestedingen, specifiek binnen het domein van 
leveringen, diensten (inhuur) en werken. Daarnaast wordt verwacht dat zij in staat zijn 
om zelfstandig en proactief te opereren, met een sterke focus op samenwerking en het 
waarborgen van de belangen van zowel de inkoopafdeling als de opdrachtgevers.
Er staat nog niet vast voor hoeveel meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures 
er inzet nodig zal zijn. Uitgaande op ervaring van de afgelopen jaren zal het zo rond de
20-30 meervoudig onderhandse procedure kunnen zijn (hier worden geen rechten aan
verleend). De Provincie is zich ervan bewust dat er daarom nog geen goede inschatting 
gemaakt kan worden van het aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vergt van de 
opdrachtnemer een grote mate van flexibiliteit. 

De werkzaamheden die bij de begeleiding van de aanbesteding kunnen worden 
verwacht zijn:
Voorbereidingsfase
• Startoverleg;
• Coördinatie over het aanbestedingsproces;
• Advisering bij aanbestedingskeuzes uit het inkoopplan, denk aan advies over risico’s 
en knelpunten, karakter van de markt en aanbestedingsplanning.
Kwalificatie en gunningsfase 
• Mede opstellen aanbestedingsdocumenten, denk aan leidraad, bijlages en 
overeenkomst;
• Adviseren over eisen en gunningscriteria;
• Kwaliteitstoets aanbestedingsdocumenten;
• Offerte uitvraag versturen;
• Opstellen en versturen nota van inlichtingen;
• Openen inschrijvingen en eerste controle inschrijvingen of deze compleet zijn;
• Toetsen van de UEA, knock-out criteria;
• Begeleiden beoordeling en consensusoverleg;
• Opstellen van de gunnings- en eventueel afwijzingsbrieven en versturen van 
brieven.
Afronding 
• Overdragen inkoopdossier;
• Eventueel evalueren aanbesteding

Eisen

• Afgeronde HBO- opleiding;
• Aantoonbare kennis en (werk)ervaring met meervoudig onderhandse aanbestedingen conform de Aanbestedingswet 2012 voor leveringen en diensten; 
• Minimaal 3 jaren werkervaring met aanbestedingsprojecten voor leveringen en diensten voor een aanbestedende dienst;
• Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen; 
• Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders.

Vaardigheden:

• Inkoopmanagement
• Inkoopproces
• Beheren van Leveranciers
• Beheer van Claims en Geschillen
• Bestelling Verwerking
• Enterprise Resource Planning
• Inkoopaanvragen
• Microsoft Excel
• Supply Chain Management
• Beheer van Aanbestedingen
• Logistieke Operaties
• Voorraadbeheer
• Prijsstrategieën
• Aandacht voor Detail
• Onderhandelen
• Aanbestedingsdossiers

Over Younited®

Wat biedt Younited®:

• Gegarandeerde betaling binnen 30 dagen;
• Een eenvoudige procedure via ons online portaal;
• Screening van jouw opdracht conform wetgeving;
• Gebruik van onze eigen modelovereenkomst (goedgekeurd door de Belastingdienst);
• Digitale urenregistratie inclusief facturatie.

Namens de DAS’en
(Dynamisch Aankoop Systemen) maken wij aanvragen van inhurende opdrachtgevers bekend via dit platform. De opdrachtgever is aanbestedingsplichtig en wij als Younited® zorgen er als leverancier voor dat wij voor jou de beste zelfstandige opdrachten op onze marktplaats selecteren. Het voorstellen en aanbieden van zelfstandig ondernemers op aanvragen faciliteren wij. Na gunning regelen we ook de administratie zodat jij als ondernemer je 100% kan focussen op de opdracht.